Ständiger Wegbegleiter und im Alltag quasi täglich im Gebrauch ist das Internet. Einen steuerbegünstigten Arbeitgeberzuschuss zu den Kosten für die Internetnutzung erhalten hingegen nur wenige. Dabei ist es recht simpel die Internetpauschale zum Teil der Gehaltsabrechnung werden zu lassen.
Der Gesetzgeber hat die Internetpauschale zur Förderung der Nutzung neuer Medien in privaten Haushalten geschaffen und damit Arbeitgebern ermöglicht Mitarbeitern Aufwendungen der Internetnutzung mit einem Freibetrag von bis zu 50,00 Euro monatlich zu bezuschussen und zu erstatten. Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn versteht sich.
Dabei dient die Internetpauschale bzw. der Internetzuschuss nicht, wie viele glauben, der Erstattung von Kosten, die Mitarbeitern entstehen und den privaten Internetanschluss zu betrieblichen Zwecken nutzen. Ganz im Gegenteil, es geht ausschließlich um die private Nutzung des Internets.
Was ist die Internetpauschale?
Die Internetpauschale bzw. der Internetzuschuss ist im Einkommenssteuergesetzt definiert (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG). Diese besagt unter anderem, dass Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmern Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung zahlen, den Zuschuss mit 25% pauschaler Steuern besteuern können, sofern der Zuschuss zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Eine Gehaltsumwandlung, bei der Bruttolohn mit dem Internetzuschuss getauscht wird, ist hingegen nicht zulässig, so zumindest die Auffassung des Bundesministeriums für Finanzen. Die Rechtsprechung sieht hingegen auch eine Wandlung als nicht steuerschädlich an.
Für Mitarbeiter ist der Internetzuschuss steuerfrei und sozialversicherungsfrei, somit brutto wie netto gleich hoch. Der Arbeitgeber pauschaliert hingegen die Lohnsteuer mit 25%.
Wie berechnet sich die Höhe der Internetpauschale?
Die Höhe des Internetzuschusses definiert die Lohnsteuerrichtlinie 40.2 Absatz 5. Darin heißt es, die Aufwendungen des Arbeitnehmers für Internetnutzung umfassen sowohl laufende Kosten als auch einmalige Kosten zur Einrichtung des Internetzugangs und können mit der Internetpauschale von monatlich bis zu 50,00 Euro durch den Arbeitgeber bezuschusst sowie erstattet werden. Zu den ansetzbaren Kosten zählen Grundgebühren für den Internetzugang (laufende Gebühren bspw. einer Flatrate) und Hardware-Kosten (bspw. Modem, Computer, Anschluss etc.).
Der Internetzuschuss kann alternativ zu einer monatlich laufenden Auszahlung auch als einmalige Sonderzahlung gewährt werden, darf in diesem Fall im Kalenderjahr jedoch 600,00 Euro nicht übersteigen.
Wie funktioniert die Internetpauschale in der Praxis?
Bekanntlich steckt der Teufel im Detail, so auch bei einer Umsetzung in der Praxis. Die Zahlung der Internetpauschale oder eines Internetzuschusses setzt nämlich zunächst voraus, dass dem jeweiligen Mitarbeiter auch tatsächlich persönlich Kosten für Internetnutzung entstehen. Nur in der Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten darf auch ein Internetzuschuss gewährt werden. Übersteigt die gezahlte Internetpauschale die tatsächlich entstandenen Kosten, ist der Differenzbetrag steuerschädlich.
Daher sollten Arbeitgeber zunächst feststellen, welchem Mitarbeiter auch tatsächlich Kosten für Internetnutzung entstehen. Dies sollte schriftlich dokumentiert und vom Mitarbeiter unterschrieben werden. Eine solche Erklärung dient als Nachweis und ist dem Lohnkonto beizufügen. Alternativ dienen Rechnungen und Vertragsdokumente zum Internetanschluss auch als Nachweis.
Welche Vorteile bietet die Internetpauschale?
Zugegeben, ein gewisser initialer Administrationsaufwand ist erforderlich, um die Internetpauschale Lohnsteuer konform als Teil der Gehaltsabrechnung zu implementieren. Demgegenüber steht allerdings ein durchaus ansehnlicher Liquiditätsvorteil gegenüber einem klassischen Bruttogehalt.
Ein jährlicher Internetzuschuss von 600,00 Euro entspricht aus Arbeitnehmersicht letztendlich 600,00 Euro netto. Rechnet man die Pauschalsteuer von 25% hinzu, bedeutet das einen gesamten Arbeitgeberaufwand von insgesamt rund 750,00 Euro. Eine klassische, in gleicher Höhe budgetierte Bruttogehaltszahlung bringt dem Arbeitnehmer hingegen nur 300,00 bis 400,00 Euro netto, abhängig von Steuerklasse und Gehaltsgefüge. Um das Nettogehalt eines Mitarbeiters jährlich um 600,00 EUR zu erhöhen, braucht es da schon deutlich mehr Budget, nämlich mindestens doppelt so viel. Folglich beträgt die Arbeitgeberersparnis gegenüber klassischem Bruttogehalt pro Mitarbeiter und Jahr mindestens 450,00 Euro. Insofern sprechen die Zahlen für sich.
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