Nicht nur Lebenshaltungskosten steigen von Jahr zu Jahr. Auch der amtliche Sachbezugswert für arbeitstägliche Mahlzeiten sowie die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand werden angehoben. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Mitarbeiter ab dem neuen Jahr „verköstigen“ können – und das steuerfrei.
Was ist der Sachbezugswert?
Der amtliche Sachbezugswert beschreibt einen geldwerten geldwerter Vorteil, der zu berücksichtigen ist, wenn Mitarbeiter neben dem Gehalt zusätzliche Leistungen vom Arbeitgeber erhalten, die nicht in Geld bestehen. Stellen Arbeitgeber beispielsweise Arbeitsmittel, Wohnraum oder auch Zuschüsse zur Verpflegung, handelt es sich um geldwerte Vorteile. Der Gesetzgeber definiert die Höhe der geldwerten Vorteile und passt diese jährlich auf Grund steigender Lebenshaltungskosten an.
Sachbezugswert Verpflegung
Als Arbeitgeber können Sie Mitarbeitern unter anderem arbeitstäglich einen steuerbegünstigen Zuschuss für Mahlzeiten, beispielsweise für Frühstück oder Mittagessen, zu gewähren. Für einen solchen Mahlzeitenzuschuss ist der amtliche Sachbezugswert für Verpflegung anzusetzen. Ab dem 01.01.2021 beträgt der Sachbezugswert pro Mahlzeit 3,47 Euro und steigt somit von bisher 3,40 Euro um 7 Cent.
Für Ihre Mitarbeiter ist dieser Mahlzeitenzuschuss steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Sie als Arbeitgeber führen auf diesen Betrag eine pauschale Steuer von 25% ab.
Zusätzlich zum Sachbezugswert von 3,47 Euro können Arbeitgeber einen steuerfreien Zuschuss von 3,10 Euro pro Mahlzeit gewähren. Für die Verpflegung Ihrer Mitarbeiter stehen Ihnen folglich ab dem 01.01.2021 insgesamt 6,57 Euro als Essenszuschuss pro Arbeitstag zur Verfügung.
Lohnsteuerliche Voraussetzungen
Damit Sie Ihren Mitarbeitern gesetzeskonform und damit auch steuerbegünstigt Essenszuschüsse gewähren können, sind zwingend einige wesentliche Voraussetzungen zu berücksichtigen.
Zunächst darf der Essenzuschuss pro Arbeitstag nicht mehr als 6,57 Euro betragen. Weiterhin zu berücksichtigen ist, dass nur diejenigen Mitarbeiter einen Essenszuschuss erhalten dürfen, die auch tatsächlich mindestens 4 Stunden am Tag arbeiten. Dabei muss nicht zwingend der Arbeitsort die Betriebsstätte des Arbeitgebers sein, auch für Tätigkeiten aus dem Home-Office können Essenszuschüsse gewährt werden.
Sofern ein Mitarbeiter im Jahresdurchschnitt mehr als 3 Tage im Monat auswärts tätig ist, hat dieser keinen Anspruch auf einen Essenszuschuss. Als Alternative steht Ihnen hierfür der Verpflegungsmehraufwand zur Verfügung.
Abschließend ist es empfehlenswert die so genannte 15-er-Regel zu berücksichtigen. Diese Regel besagt, dass Aufzeichnungspflichten für Fehltage von Mitarbeiter, beispielsweise Krankheit oder Urlaub, nicht erforderlich sind, sofern Essenszuschüsse für nicht mehr als 15 Arbeitstage gewährt werden. Bei Einhaltung dieser Regel können Sie als Arbeitgeber somit pro Mitarbeiter und Monat 98,55 Euro Essenszuschuss gewähren.
Alternative „Verpflegungsmehraufwand“?
Für Mitarbeiter, die arbeitstäglich länger als 8 Stunden auswärts tätig sind, kann der so genannte Verpflegungsmehraufwand, auch bekannt als Auslöse, steuerfrei vom Arbeitgeber gezahlt werde.
Dabei ist der Verpflegungsmehraufwand weitaus höher, als der klassische Essenszuschuss. Der Hintergrund ist dabei so einfach wie plausibel. Verpflegungskosten während Auswärtstätigkeiten sind, beispielsweise im Rahmen einer Reise, weitaus höher im Gegensatz zu Verpflegungskosten am oder in unmittelbarer Nähe zum Wohnsitz und steigen zudem mit der Dauer der Abwesenheit.
So hat der Gesetzgeber mit Wirkung zum 01.01.2021 folgende Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand definiert:
- > 8 Stunden 14,00 Euro steuerfrei
- 24 Stunden 28,00 Euro steuerfrei
- Anreise/Abreise 14,00 Euro steuerfrei
Damit Sie Ihren Mitarbeiter steuerfrei Verpflegungsmehraufwand gewähren können, ist es erforderlich die Auswärtstätigkeit zu protokollieren. Als Protokoll ist ausreichend, wenn klar erkennbar ist, an welchen Tagen der Mitarbeiter länger als 8 Stunden auswärts tätig waren.
Tipp für die Praxis
Befragen Sie Ihre Mitarbeiter wie, wann und wo sich diese während der Arbeitszeit verpflegen und unterbreiten Sie das Angebot den Essenszuschuss von 6,57 Euro pro Tag gegen das bestehende Bruttogehalt zu wandeln.
Sie benötigen Hilfe bei einer Umfrage oder möchten mehr zum Essenszuschuss und zur Gehaltsumwandlung wissen? Dann können Sie uns jederzeit gerne kontaktieren. Wir sind über unser Kontaktformular erreichbar.
