Grundsätzlich lassen sich die Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung und Entgeltoptimierung in vier Bereiche kategorisieren.
Je nach Anwendungsbereich und dem jeweils definierten Ziel der Nettolohnoptimierung werden für Mitarbeiter und Arbeitgeber Liquiditätsvorteile von mehreren hundert Euro pro Monat erzielt.
Ein genauer Blick auf die Nettolohnoptimierung lohnt sich daher besonders. Einzige Voraussetzung – alle steuerlichen Voraussetzungen und Richtlinien sollten strikt eingehalten werden.
Lohnoptimierung bei Gehaltserhöhungen
Eine überaus beliebte Situation der Nettolohnoptimierung bieten anstehende Gehaltserhöhungen und Gehaltsanpassungen. Anstelle das laufende Bruttogehalt des Mitarbeiters zu erhöhen, wird das aktuelle Bruttogehalt mit einem oder mehreren Gehaltsextras aufgewertet und ergänzt.
Die Vorteile liegen hier eindeutig auf der Hand. Für den Mitarbeiter sind die Gehaltsextras steuerfrei und somit brutto für netto gleich. Der Arbeitgeber wiederum spart sogar Lohnnebenkosten gegenüber einem klassischen Bruttogehalt.
Um die korrekte Höhe des Budgets bzw. der Gesamtkosten einer Bruttoerhöhungen und steuerfreier Gehaltsextras zu ermitteln, sind Musterberechnungen zielführend. So können Arbeitgeber die gewonnene Liquidität zu Gunsten eines Nettovorteils und einer Arbeitgeberersparnis verteilen.
Wichtig: Ist eine Gehaltserhöhung arbeitsvertraglich vereinbart worden, dürfen bei der Nettolohnoptimierung nur Gehaltsextras eingesetzt werden, die nicht das sogenannte Zusätzlichkeitserfordernis beinhalten.
Sonderzahlungen mit Entgeltoptimierung
Der Begriff Sonderzahlung umfasst einmalige oder wiederkehrende Zahlungen des Arbeitgebers an seine Mitarbeiter. Dabei kann es sich um Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld handeln, wie auch um Bonuszahlungen, Gratifikationen oder Umsatzbeteiligungen.
Diese Sonderzahlungen können gegenüber Arbeitnehmern vertraglich geschuldet sein, beispielsweise auf Grund betrieblicher Übung oder bedingt durch vertragliche Vereinbarungen, wie den Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag. In diesem Fall dürfen zur Entgeltoptimierung nur Gehaltsbestandteile eingesetzt werden, die kein Zusätzlichkeitsmerkmal aufweisen.
Handelt es sich allerdings um freiwillige Sonderzahlungen, also solche, die nicht vertraglich vereinbart sind, können diese vollumfassend mit steuerfreien und steuerbegünstigten Gehaltsbestandteilen und Benefits gestaltet und optimiert werden.
In beiden Fällen entstehen Liquiditätsvorteile, wie auch bei der Nettolohnoptimierung der Gehaltserhöhung. Anstelle einer einmaligen Bruttozahlung erhalten Mitarbeiter Ihre Sonderzahlung steuerfrei. Im Durchschnitt beträgt der Liquiditätsvorteil je optimierter Sonderzahlung 650,00 EUR, abhängig von der Höhe.
Gehaltsumwandlung
Aus dem Nichts zu mehr Netto, so lässt sich die Gehaltsumwandlung als „ultimatives“ Mittel der Nettolohnoptimierung beschreiben. Das Prinzip ist denkbar einfach, Bruttogehalt wird zugunsten Nettogehalt getauscht. Das Nettogehalt besteht dabei aus steuerfreien und steuerbegünstigten Gehaltsbestandteile. Für Mitarbeiter bedeutet das mehr Netto, weil keine Abgaben und keine Steuerlast auf den „getauschten“ Teil des neuen Bruttogehalts anfallen. Für Arbeitgeber wiederum sinken die Lohnnebenkosten auf Grund eines verminderten, steuer- und sozialversicherungspflichtigen Bruttogehalts.
Bei der Nettolohnoptimierung in Form einer Gehaltsumwandlung sind allerdings auch einige wesentliche Punkte zu berücksichtigen. Zunächst ist der Arbeitsvertrag zu prüfen und entsprechend anzupassen. Darüber hinaus ist der gesetzliche Mindestlohn zu berücksichtigen und darf durch die Gehaltsumwandlung nicht unterschritten werden. Gleiches gilt auch für etwaige Tariflöhne.
Die bei der Gehaltsumwandlung zum Einsatz kommenden Gehaltsbestandteile und Benefits müssen explizit auch für eine solche zugelassen sein. Nicht alle Benefits dürfen bei einer Gehaltsumwanldung eingesetzt werden.
Gehaltsoptimierung bei Neueinstellungen
Die Nettolohnoptimierung bei Neueinstellungen erlaubt Arbeitgebern das zukünftige Gehalt des Bewerbers individuell, bereits vor Beginn der Tätigkeit, zu gestalten und ist insbesondere bei der Frage des Wunscheinkommens und beim „Talent War“ ein gutes Mittel, sich vom Wettbewerb abzuheben.
Um das Gehalt eines zukünftigen Mitarbeiters zum Zeitpunkt der Neueinstellung zu optimieren sollten Personalverantwortliche bereits im Bewerbungsgespräch bei der Frage nach dem Wunschgehalt konkret das Nettogehalt ansprechen. Ist das gewünschte Nettogehalt bekannt, kann dieses durch steuerfreie und steuerbegünstigte Gehaltsbestandteile gestaltet werden. Hieraus entsteht ein Mix aus einem vereinbarten Bruttogehalt in Verbindung mit einem oder mehreren Gehaltsbestandteilen.
Die Nettolohnoptimierung bei Neueinstellungen bringt teilweise hohe Liquiditätsvorteile. Ausgehend von einer Neueinstellung mit einem Bruttogehalt von 3.000 EUR wird ein Liquiditätsvorteil von jährlich 3.000 Euro erzielt. Dabei hat der Mitarbeiter ein rund 160 Euro höheres Netto, während der Arbeitgeber jeden Monat rund 140 Euro spart.
Mit diesem frei gewordenen Budget kann der Arbeitgeber „arbeiten“. Ein Ansatz hierbei ist dem Bewerber den gesamten Liquiditätsvorteil zum Wunschgehalt netto zu gewähren, um dadurch die Einstellungsabsichten zu bekräftigen. Ein anderer Ansatz liegt darin, die Personalkosten für die Neueinstellung während der Probezeit zu senken und beispielweise nach bestandener Probezeit das Nettogehalt anzupassen.
Fazit der Anwendungsbeispiele zur Nettolohnoptimierung
Jeder einzelne Anwendungsfall der Nettolohnoptimierung bietet Arbeitgebern und Mitarbeitern monetäre Vorteile. Die Anforderungen an Umsetzung und Implementierung variieren in Abhängigkeit des jeweiligen Anwendungsfalls. Unsere eindeutige Empfehlung ist daher in jedem Fall die Hinzuziehung von Experten, die Arbeitgeber und Mitarbeiter informieren und die gesamte Umsetzung umfassend betreuen.
