Erhalten Mitarbeiter im Rahmen von Reisekosten vergünstigte Mahlzeiten oder wahlweise auch Verpflegungsmehraufwand sollten Arbeitgeber einige grundlegende Voraussetzungen berücksichtigen.
Reisekosten im Sinne der Lohnsteuer-Richtlinien sind Kosten, die nahezu ausschließlich durch berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung oder einer ortsgebundenen ersten Tätigkeitsstätte entstehen. Zu Reisekosten zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten.
Arbeitgeber können ohne Begrenzung und steuerfrei vom Arbeitnehmer mittels Belegs nachgewiesene Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten erstatten.
Verpflegungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen können hingegen nur in Höhe bestimmter Pauschalen als nicht steuerpflichtiger Arbeitslohn erstattet werden. Hier ist zwingend zwischen unentgeltlicher Verpflegung und der Erstattung tatsächlich entstandener Verpflegungskosten (bspw. Frühstück/Mittagessen) zu unterscheiden sowie die Dauer der Auswärtstätigkeit zu berücksichtigen.
Bei der Erstattung tatsächlich entstandener Verpflegungskosten sind ggf. etwaige gewährte, die Pauschalen übersteigenden Differenzbeträge dem steuerpflichtigen Arbeitslohn zuzurechnen.
Eine unentgeltliche Verpflegung liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten unentgeltlich Mahlzeiten gestellt bekommt. In diesem Fall ist zu unterscheiden, ob der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale geltend machen kann oder nicht:
- Sofern eine Verpflegungspauschale geltend gemacht werden kann (Dienstreise mit einer Abwesenheit von über 8 Stunden), so ist die Verpflegungspauschale um einen für eine 24-stündige Abwesenheit bezogenen Pauschalsatz zu kürzen. Für ein Frühstück um 20% (somit 5,60 Euro) und um 40% für Mittag- und Abendessen (somit 11,20 Euro). Der Sachbezugswert kann nicht angesetzt werden. Die Verpflegungspauschale kann maximal auf 0,00 Euro gekürzt werden. Dies gilt ebenfalls bei geschäftlich veranlassten Bewirtungen oder Arbeitsessen. Folglich ist auch in diesen Fällen die Verpflegungspauschale zu kürzen.
- Kann keine Verpflegungspauschale vom Arbeitnehmer geltend gemacht werden (Dienstreisen mit weniger als 8 Stunden Abwesenheit oder Überschreitung der Drei-Monats-Frist), so ist der amtliche Sachbezugswert anzusetzen. Dieser beträgt im Jahr 2020 für ein Frühstück 1,80 Euro und für ein Mittag- und Abendessen jeweils 3,40 Euro.
Der Arbeitgeber muss zwingend bei steuerfrei gezahlten Vergütungen für Verpflegung (Verpflegungszuschüsse oder geldwerte Vorteile aus gestellten Mahlzeiten) diese im Lohnkonto mit dem Großbuchstaben „M“ protokollieren.
Im Fall von berufsbedingten Auslandsreisen sind die Verpflegungspauschalen in deren Höhe länderspezifisch zu berücksichtigen und anzupassen.
Tipps für die Praxis
Werden Mitarbeiter Verpflegungspauschalen gezahlt, ist es empfehlenswert folgende Punkte zu überprüfen:
- Prüfung der Reisekostenabrechnungen hinsichtlich Erstattung und/oder Gewährung von Mahlzeiten während Dienstreisen.
- Prüfung der Dokumentation, insbesondere Aufzeichnung im Lohnkonto.
- Ggf. Vereinfachung durch Anwendung aktueller Pauschalen, so genannter Verpflegungsmehraufwand.
Experten-Tipp
Die steuerfreie Verpflegungspauschale, der sogenannte Verpflegungsmehraufwand kann optional der durch den Arbeitgeber „verdoppelt“ werden, sofern der verdoppelte Verpflegungsmehraufwand einer pauschalen Steuer von 25% unterworfen wird und nicht mehr als 100% des steuerfreien Verpflegungsmehraufwands beträgt.
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