Zu den Pflichten jedes Arbeitgebers zählt die Ausstellung einer Gehalts- beziehungsweise Lohnabrechnung für seine Mitarbeiter. Diese Entgeltbescheinigung, wie der Oberbegriff lautet, informiert die Beschäftigten parallel zur Zahlung der Löhne oder Gehälter laufend über Bezüge, Steuern und Sozialabgaben. Doch was gehört ales in eine Gehaltsabrechnung? Welche Pflichtangaben gibt es? Das klären wir in diesem Beitrag!
Gesetzlicher Rahmen der Entgeltbescheinigung
Die Lohnabrechnung und ihr gesetzlicher Rahmen beruhen auf drei verschiedenen Rechtsnormen:
- der Gewerbeordnung (abgekürzt GewO), welche in der sogenannten Entgeltbescheinigungsordnung die notwendigen Bestandteile des Dokumentes vorgibt,
- dem Einkommensteuergesetz (EStG), in dem die Festlegung der jeweiligen Lohnsteuerklassen erfolgt, sowie
- dem Sozialgesetzbuch (SGB), das die Grundlage für einzelne Beiträge der Sozialabgaben wie die Kranken-, Unfall- oder Pflegeversicherung bildet.
Wo liegt der Unterschied zwischen Lohn und Gehalt?
Ein monatlicher Lohn basiert auf der tatsächlich erbrachten Leistung, entweder in Arbeitsstunden oder einer gefertigten Stückzahl. Dazu kommen eventuelle Zuschläge, zum Beispiel für eine Tätigkeit in der Nacht und am Wochenende. Der Lohn variiert folglich von Monat zu Monat. Diese Art der Vergütung erhalten vor allem Arbeitnehmer im produzierenden Gewerbe oder der Gastronomie. Das Gehalt stellt hingegen eine im Voraus fest vereinbarte Summe dar. Dieses Verdienstmodell betrifft in der Regel Angestellte in Büro, Bankberufen und allgemeiner Verwaltung.
Eine Lohnabrechnung und ihre Pflichtangaben
Der Kopfteil des Dokumentes enthält basierend auf dem Paragraphen 108 der Gewerbeordnung immer die folgenden Informationen:
- den Namen, die Firmenbezeichnung und die Adresse des Arbeitgebers
- den Namen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Lohn- beziehungsweise Gehaltsempfängers
- die Steuerklasse, die Versicherungsnummer sowie die 11-stellige Steuer-Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
- das Erstellungsdatum und den Bezugszeitraum der Bescheinigung
- den Beginn und gegebenenfalls das Ende der Beschäftigung des Arbeitnehmers
Der Hauptteil der Lohnabrechnung umfasst weitere, zwingend vorgeschriebene Bestandteile wie
- den Bruttolohn beziehungsweise das Bruttogehalt,
- eventuelle Sachbezüge oder geldwerte Vorteile,
- die vermögenswirksamen Leistungen des Arbeitgebers,
- die Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung,
- bei Kirchenmitgliedern den Abzug der Kirchensteuer,
- die Steuerfreibeträge,
- die persönlichen Abzüge, beispielsweise einen gewährten Vorschuss,
- etwaige Aufwandsentschädigungen,
- die aufsummierten Einzelbeträge in Bezug auf das laufende Jahr sowie
- den Auszahlungsbetrag, den der Arbeitgeber auf das Konto des Arbeitnehmers überweist.
Darüber hinaus enthält eine Lohn- beziehungsweise Gehaltsabrechnung noch weitere Komponenten wie den aktuellen Stand der Urlaubstage, die Kontodaten des Arbeitnehmers, eine Personalnummer, Angaben zur Krankenkasse, zur Konfession oder einen Verweis auf die gesetzliche Grundlage.
Ergänzende Angaben können etwa die Entgeltgruppe, die Kostenstelle des Beschäftigten innerhalb des Betriebes, der Stundenlohn oder die wöchentliche Arbeitszeit sein.
Berechnung und Einzelbestandteile der Lohn- beziehungsweise Gehaltsabrechnung
Zuschläge, Abzüge und Abkürzungen: die Lohnabrechnung im Aufbau
Die Entgeltbescheinigung stellt sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber ein wichtiges Dokument dar. Sie gilt zudem als Verdienstnachweis. Anhand des Beleges können beide Seiten den Auszahlungsbetrag und seine Berechnung – von brutto zu netto – nachvollziehen.
Das Bruttoentgelt des Arbeitnehmers plus vermögenswirksame Leistungen (des Arbeitgebers), Zuschläge sowie sonstige Bezüge ergibt das steuer- und sozialversicherungspflichtige Bruttogehalt. Dieser Betrag, vermindert durch die Lohnsteuer, die Kirchensteuer und die Sozialabgaben ergeben das Nettoentgelt. Je nach individuellem Beschäftigungsverhältnis spielen Freibeträge und weitere Abzüge eine Rolle. Davon gehen noch die vermögenswirksamen Leistungen des Arbeitnehmers, bestimmte Abzüge oder gegebenenfalls Vorschüsse ab. So ergibt sich schließlich die Summe, die der Beschäftigte monatlich als sein Einkommen auf dem Konto verbuchen kann.
Die folgende Erläuterung der möglichen Einzelposten sowie deren Hintergrund verdeutlicht den Aufbau einer Lohnabrechnung.
Lohnsteuer und die einzelnen Lohnsteuerklassen
Die Lohnsteuer bedeutet für die meisten Arbeitnehmer den größten Abzugsposten auf ihrer Abrechnung. In der Höhe richtet sie sich nach dem jeweiligen Lohn beziehungsweise dem Gehalt. Der Arbeitgeber führt die Lohnsteuer direkt an das zuständige Finanzamt ab.
Die Steuerklassen von eins bis sechs
Die Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers beeinflusst die Höhe der Abzüge von Lohn und Gehalt. Die Stufen reichen von eins bis sechs. Es gelten die:
- Klasse I: für Alleinstehende; unabhängig davon, ob ledig, geschieden oder verwitwet,
- Klasse II: für Alleinerziehende mit mindestens einem noch minderjährigen Kind,
- Klasse III: für Verheiratete, verwitwete oder gleichgeschlechtliche Lebensgemeinschaften (nur zulässig in Verbindung mit Klasse V),
- Klasse IV: für verheiratete Paare oder gleichgeschlechtliche Lebenspartner,
- Klasse V: für verheiratete Paare oder gleichgeschlechtliche Lebensgemeinschaften mit einem der Partner in der Lohnsteuerklasse III sowie
- Klasse VI: für alle Personen mit mehreren Beschäftigungsverhältnissen gleichzeitig.
Der Solidaritätszuschlag
Der sogenannte „Soli“ sollte als ergänzende Abgabe zur Einkommens- und Körperschaftsteuer seit dem Jahr 1991 unter anderem die Kosten der deutschen Einheit mitfinanzieren. Als Grundlage für seine Berechnung dient die Lohnsteuer. Aktuell sind circa 90 Prozent aller Beschäftigten von seiner Zahlung befreit.
Die Kirchensteuer
Die Mitglieder einer Kirche entrichten eine Abgabe als Zuschlag auf die Lohnsteuer. In den einzelnen Bundesländern fällt sie in unterschiedlicher Höhe an. Diese Beträge erheben die Religionsgemeinschaften zu ihrer Finanzierung.
Die Rentenversicherung
Alle Arbeitnehmer in Deutschland sind zur Beitragszahlung in die gesetzliche Rentenversicherung verpflichtet. Daneben betrifft diese Pflicht eine Reihe von Selbstständigen, häusliches Pflegepersonal und mit der Erziehung von Kindern Beschäftigte.
Die Krankenversicherung
Jeder deutsche Einwohner ist gesetzlich verpflichtend krankenversichert. Ab einem Gehalt in bestimmter Höhe können sich Selbstständige und Angestellte privat versichern. Neben einem festen Beitragssatz erheben die Krankenkassen jeweils einen einkommensabhängigen Zuschlag.
Die Pflegeversicherung
Die Pflegeversicherung ergänzt als eigenständiger Zweig der Sozialabgaben die gesetzliche Krankenversicherung. Kinderlose zahlen darauf noch einen Zuschlag. Eine private Pflegeversicherung ist für privat krankenversicherte Personen ebenfalls vorgeschrieben.
Die Arbeitslosenversicherung
Außer Selbstständigen, Beamten, Soldaten und geringfügig Beschäftigten, sogenannten „Minijobbern“, entrichten alle Arbeitnehmer in Deutschland verpflichtende Beiträge zur Arbeitslosenversicherung.
Die aufgeführten Sozialabgaben zur gesetzlichen Kranken-, Renten-, Pflege- sowie Arbeitslosenversicherung teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer je zur Hälfte.
Geldwerte Vorteile und Sachbezüge
Unter diesen Begriff fallen als mögliche Beispiele ein gestellter Firmenwagen oder ein Dienstfahrrad, ein sogenanntes „Jobticket“ oder Essenszuschüsse sowie weitere Zusatzleistungen des Arbeitgebers, sogenannte Benefits und Sachzuwendungen. Bis zu einer gewissen Höhe sind diese Benefits und Sachzuwendungen steuerfrei oder steuerbegünstigt.
Vermögenswirksame Leistungen (abgekürzt VL oder vwL)
Zahlreiche Unternehmer zahlen ihren Beschäftigten auf freiwilliger Basis einen Zuschlag zu Lohn oder Gehalt. Ergänzt von einer staatlichen Förderung soll so die Vermögensbildung des Arbeitnehmers, zum Beispiel durch einen Aktienfond, unterstützt werden. Die Entgeltabrechnung weist die Leistungen als Abzug des Nettolohns aus.
Betriebliche Altersvorsorge (bAV)
Beschäftigte können durch die sogenannte „Entgeltumwandlung“ einen Teil ihrer Löhne oder Gehälter steuerbefreit in eine betriebliche Altersvorsorge investieren. Dieser Beitrag taucht als Nettoabzug bei der Lohn- beziehungsweise Gehaltsabrechnung auf.
Persönliche Abzüge
Darunter fallen Pfändungen, Vorschüsse oder die Tilgung eines vom Arbeitgeber gewährten Darlehens.
Steuerfreie Aufwandsentschädigungen
Geht ein Arbeitnehmer etwa bei einer Dienstreise in finanzielle Vorleistung, erhält er seine Auslagen häufig ganz oder teilweise steuerfrei mit der monatlichen Entgeltabrechnung erstattet.
Sonstige Bezüge
Dabei geht es um Posten, die nicht regelmäßig zur Auszahlung kommen. Eine Weihnachtsgratifikation, das Urlaubsgeld oder mögliche Tantiemen und Abfindungen zählen dazu.
Eine Lohnabrechnung und ihre Bestandteile sowie die Gestaltung des Dokuments variieren innerhalb gesetzlicher Vorgaben je nach Software oder betrieblichen Belangen. In jedem Fall verlässt sich ein Beschäftigter auf eine korrekte, diskrete und termingerechte Abwicklung.
Dabei gilt es, neben allgemeinen Buchungen, zum Beispiel der Urlaubstage, immer wieder notwendige Anpassungen vorzunehmen, um auf neue Vorgaben und Gesetzesänderungen zeitgerecht zu reagieren.
Zudem schreibt das deutsche Betriebsverfassungsgesetz vor, dass ein Arbeitnehmer verlangen kann, ihm die Berechnung und Zusammensetzung seines Entgeltes zu erläutern. Eine entsprechende Pflicht besteht selbst in kleinen Firmen ohne einen eigenen Betriebsrat.
Tipp für die Praxis
Alle diese Prozesse sind eine ständige Herausforderung für die Personalabteilung und Lohnbuchhaltung eines Unternehmens.
Für viele kleinere und mittlere Betriebe bringt die Auslagerung der Entgeltabrechnung an kompetente externe Partner zahlreiche Vorteile. Unternehmen profitieren durch einen ausgelagerten Lohnabrechnungs-Service insbesondere von der umfassenden Erfahrung und Expertise im Lohn und Gehalt. Als ausgewiesene Lohnexperten in Berlin garantieren wir unseren Kunden einen reibungslosen, transparenten und vor allem rechtssicheren Lohnabrechnungs-Service, auf Wunsch auch mit steuerlich optimierten Gehaltsabrechnungen mit unserem Gehaltsoptimierungs-Service.
